Registrering af dine data på Gladsaxe Bibliotekerne

28.05.18
Biblioteket fortæller her hvilke oplysninger vi har registreret om dig og hvad formålet med registreringen er.

Persondataforordningen/GDPR (General Data Protection Regulation)

Den 25. maj 2018 træder EU’s persondataforordning, også kaldet GDPR, i kraft. Du kan se mere om hvad GDPR hos Datatilsynet.

Hvilke personlige oplysninger har bibliotekerne om mig?

Når du bliver bruger i Gladsaxe Bibliotekerne, registrerer vi dit cpr-nummer, navn og adresse. Vi noterer også dit mobiltelefonnummer og/eller din e-mail, så vi kan kontakte dig i forbindelse med reserveringer eller aflevering af dine lån. Du skal medbringe dit Sundhedskort eller billedlegitimation, når du bliver oprettet som låner.
Vi respekterer, hvis du har navne- og adressebeskyttelse.

Hvordan opbevarer biblioteket mine oplysninger?

Vi registrerer dine oplysninger i det landsdækkende bibliotekssystem Cicero, som ejes af KOMBIT og Systematic. Fra systemet er der adgang til det landsdækkende cpr-register, så adresser holdes opdateret. Gladsaxe Bibliotekerne og KOMBIT har indgået en databehandleraftale, og det betyder blandt andet dine data opbevares på servere i Europa. Dine data er kun tilgængelige på Gladsaxe Bibliotekerne, og det er kun bibliotekets personale, der har adgang til dine data.

Hvad bruges dine data til?

Registreringen bruges kun til det formål at tilbyde dig adgang til alle bibliotekets tilbud fysisk og digitalt.

Vores registreringer anvendes eksempelvis for at du kan:

•    bruge selvbetjeningsautomater
•    bruge Gladsaxe Bibliotekernes hjemmeside
•    benytte diverse tilbud om e-medier på vores hjemmeside, f.eks. eReolen, Filmstriben, Biblo, Faktalink, Infomedia m.fl.
•    bestille materialer fra alle landets biblioteker via bibliotek.dk
•    få adgang til de selvbetjente biblioteker, når personalet ikke er til stede

Dine data bruges kun til disse formål og kun af leverandører, som vi har indgået databehandleraftale med.

Hvilke oplysninger er registreret i bibliotekssystemet?

Nedenfor kan du se et eksempel på lånerbilledet i bibliotekssystemet Cicero, og derefter følger en nærmere forklaring på de enkelte felter:

Billed af låneroplysninger i bibliotekssystemet Cicero

 

Lånernummer: Er et tilfældigt genereret nummer, Cicero benytter til at identificere dig som låner på biblioteket.

CPR-nummer: I dette felt står dit CPR-nummer. Det giver adgang til oplysninger om navn, adresse, fødselsdag og kommune fra det fælles cpr-register.

Fraværsperiode: Du kan angive en periode, hvor du ikke ønsker at få opfyldt reserveringer, eksempelvis i forbindelse med ferie. Du kan også selv angive perioden via din brugerprofil (på bibliotekets hjemmeside eller app).

Navn: Dit navn, som det står i det fælles cpr-register. Det bruges i kommunikationen med dig via udskrifter, mail og sms.

Fødselsdato: Din fødselsdato er noteret, fordi vi bruger den i forbindelse med udregning af gebyrstørrelser samt til at sikre, at du er gammel nok til at låne bestemte materialer.

C/o navn og Adresse: Din aktuelle kontaktadresse.

Telefonnumre: Her kan angives flere telefonnumre, både fastnet og mobil. Det sidste bruges til at sende SMS om reserveringer og afleveringsfrister. Oplysningerne kan ændres via din brugerprofil (på bibliotekets hjemmeside eller app).

E-mailadresser: Her kan angives dine e-mailadresser. E-mailadresser bruges til at sende mail om reserveringer og afleveringsfrist. Oplysningerne kan ændres via din brugerprofil (på bibliotekets hjemmeside eller app).

Blokeret d.: Hvis din låneradgang er blokeret, noteres dato for aktivering af blokering. (Se næste punkt Blokeringsårsag)

Blokeringsårsag: Her noteres grunden til, at du eventuelt ikke kan benytte biblioteket. Typisk grundet gebyrer eller at lånerkortet er stjålet.

Lånergruppe: Har betydning for beregning af lånetiden for forskellige typer af materialer samt beregning af gebyrer ved for sent afleverede lån.

Tilhørsfilial: Her noteres det lokalbibliotek, hvor du vil hente dine reserverede materialer, når de er klar til dig. Tilhørsfilial kan ændres via din brugerprofil på bibliotekets hjemmeside eller app.

Kommunenr.: Er nummeret på din bopælskommune og anvendes til at give adgang til bibliotekets elektroniske ressourcer f.eks. eReolen og Filmstriben samt til statistik.

Foretrukket sprog: Feltet bruges ikke.

Lånerid: Her oplister vi de kort, du bruger til at låne, enten Sundhedskort eller bibliotekets lånerkort. Børn kan også bruge Gladsaxe Kortet.

PIN: PIN-koden er altid anonymiseret og kan ikke ses af bibliotekets personale.

Intern note: Kan kun ses af personalet, og kan anvendes til beskeder, f.eks. ”Blokeret af selvbetjeningsautomaten - Kort blokeret af automat”.

Note til låner: Her kan noteres besked fra biblioteket til dig, som udskrives på "opgørelse af mellemværender", der sendes i forbindelse med manglende afleveringer af materialer.

Udlån: Her står dine aktuelle udlån. Din udlånshistorik slettes 30 dage efter aflevering eller betaling af mellemværende.

Reservationer: Her ses en oversigt over dine reservationer. Den slettes løbende, når et reserveret materiale er udlånt til dig, eller selve reservationen er slettet.

Mellemværende: En oversigt over skyldige gebyrer, regninger eller erstatningsbeløb. 30 dage efter et mellemværende er afviklet, anonymiseres oplysningerne om lånet, dvs. at forfatter- og titeloplysninger fjernes.

Beskeder: Feltet er en oversigt over afsendte SMS og E-mails. Beskedens indhold slettes efter 30 dage, men oversigtshistorik over afsendte beskeder bevares.